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写作入门谈谈工作日志的写作

谈谈工作日志的写作
时间:2013-12-6 11:40:6 栏目: 写作入门 作者: 公文写作网 评论: 0 点击:

      (注:本文转载自应用写作杂志社,作者何语华,供各位公文从业者借鉴分享)

      工作日志是记录当天的工作内容及有关细节,并进行适当的工作分析,以达成个人目标管理的一种应用文。工作日志以记录为主,也带有一些总结的性质,是员工实现自我管理和管理者实现跟踪管理的重要手段,有助于促进员工成长和提高工作效率。记工作日志,对于从事行政、销售、采购、客户服务等岗位的管理人员和员工来说,相当重要。
  一、工作日志的内容
  工作日志一般包括发生时间、工作内容、工作分析、下一步计划等要素。
  发生时间,可以写得详细一些,也可以简略一些,视工作岗位和工作内容而定。详写的,通常分出时段,甚至具体到几点几分;略写的,往往笼统写某月某日上午或下午,只是在提到某些特定工作时会写上具体时间。
  工作内容,即当天所做的事情。这些事情有的是自己原来安排好的,有的是临时的或者突发的。记录的详略,也因员工的工作岗位和所发生事情的重要性而不同,既可以用几句话概述,分条列项来写,也可以详细描述,把工作过程、相关细节以及涉及的其他项目和人员等事项记录下来。
  工作分析,即对工作中遇到的问题的分析与反思(如问题产生的原因,如何避免问题发生、如何解决问题和改进工作等),对当天工作的评价(任务完成的质量、主要经验和存在的不足,以及对既定工作未能如期完成的分析说明等),以及对管理者的工作建议等。
  下一步计划,通常分条目列出第二天需要完成的主要任务,也可以列出最近某一天需要完成的某项特定任务(通常要用括号注明具体日期,主要起备忘作用)。
  二、工作日志的格式
  工作日志的格式是不固定的。从文本格式来看,有文字式和表格式两大类。
  1.文字式。即按时间顺序,采用文字描述的方式,将当天所发生的主要事情记录下来。采用这种格式记日志者,多是员工本人的自觉要求,能体现员工本人工作的主动性和能动性。写作时,以叙述为主,辅以适当的分析与反思,或夹叙夹议,或先叙后议,行文比较自由、灵活。
  2.表格式。表格式工作日志的表格也没有统一的格式。员工可以根据自己工作的特殊性自行设计,供本人单独使用。但不少单位或组织使用统一的表格。如果采用统一的表格,则需要在职业岗位分析的基础上设计一份具有普适性和可操作性的工作日志空表,并对表格的使用作出说明。采用统一的表格,其突出的好处是,不仅便于员工填写,而且便于管理者阅读和分析,从而了解员工的工作现状和进程,提炼所需要的信息。一些信息化管理比较先进的企业,自行开发或使用了工作日志软件,实现了工作日志的电子化管理。
  三、撰写工作日志的注意事项
  1.要及时填写。工作日志,顾名思义,是一天的工作记录,必须在当天记录,可以随时填写,也可以在下班前集中完成。当日事,当日记,不仅可以保证填写内容的真实性,而且有助于实现工作进程的自我控制。需要注意的是,不管采用哪一种方式填写,都不能因此影响正常的工作。
  2.要突出重点。工作日志看似流水账,但又不能完全地平铺直叙。在记录时,既要体现过程,又要突出重点,关注细节,体现关键,这样才能使日志成为有价值的材料。要突出重点,不仅需要学会选择要点,还要讲究语言的概括和精要。
  3.要有分析和反思。记工作日志,并非要对当天工作中的每一件事情都要进行分析和反思,而是要对所碰到的一些难题、自己工作中的得失、工作中所习得的新的方法等进行分析和反思,这样才能使日志不空洞,有价值,日积月累,自然能够提高自己的工作能力。
 [例1]
×年12月11日(星期×)
  “世纪神州行”游戏开发进展顺利,招商活动也搞得活跃,有望实现预期设想。
  带宽问题已拟订解决方案,与联众各地电讯分站达成协议,届时采用全国各地多个入口地增加总带宽。与协作伙伴FM365、搜狐、和讯等也进行了协商,争取能得到他们的支持。目前,各项工作进展顺利。鲍××总裁将亲自主持技术改良,带宽问题有望得到改善。
×年12月18日(星期×)
  “世纪神州行”游戏开发接近尾声,按计划将于明日完成,目前尚余相当工作量。王副总裁将于今日加班,保证开发工作如期完成。20日开始进入测试阶段。
  目前已经与各地电讯分站及合作伙伴签订了关于带宽的协议,同时技术改良获得突破性进展。测试结果表明,带宽可以支持数万人同时在线游戏。
  游戏操作页面初稿审核未获通过,主要问题是游戏内容元素不够鲜明,研究结果是简化界面,撤除游戏操作页面广告投放。这虽然造成了一定的经济损失,但可以保证“世纪神州行”活动圆满完成。经研究,公司领导一致通过了撤除游戏操作界面广告投放的决定。
  说明:这是某游戏开发公司员工的两份日志。两份日志中,作者均择要记录了当天的主要活动和工作成果。作者不仅记录了其本人的活动,而且记录了与“世纪神州行”游戏项目相关的一些人员的活动及成果。如果将这两份日志联系起来看,就能了解该项目的开发及技术支持等问题是如何逐步解决的。
[例2]
××部门工作人员工作日志(表略)
说明:这是某部门统一设计的、供员工填写的工作日志表格。表中,工作时间、工作内容、工作分析、下一步计划等栏目齐全。通过本表,员工可以很好地进行工作总结,实现自我管理;管理者可以了解员工的工作进程、工作中遇到的困难以及对工作的建议等,这对管理者有针对性地安排和指导工作具有作用。
(作者单位:苏州工业园区工业技术学校 )

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