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写作入门规范机关会议纪要的表述方法!

规范机关会议纪要的表述方法!
时间:2013-11-21 15:22:27 栏目: 写作入门 作者: 公文写作网 评论: 0 点击:

    会议纪要的写作方法,是直接根据会议精神,或会议纪录,会议文件以及其他相关材料加工整合而成。会议纪要需要反映会议基本情况,议定事项和重要精神的一种常用的纪实性公文,通常以“通知”的行文方式发出。

    公文纪要的特点在于综合性。会议纪要是在对会议中的各种材料,与会人员的发言,以及会议简报等等进行全面分析和盘点整合,提纯核心基础上生成的,综合性是公文纪要的基本特点。通常情况下,它对会议发文,会议精神的反映,不是所有与会人员发言的全程记录,而是对主要精神,倾向性和一致性意见,以及议定事项的归纳概括。

    会议纪要的特点在于指导性。这一特性包含三层含义:一是会议本身的权威性,它所形成的基本精神和议定事项对所属单位和部门成员具有指导性;二是会议纪要的起草和下发,要选择具有指导性的精神和主旨内容,为下一步的工作提供方向和依据。因此,会议纪要一经下发,将对相关单位和部门人员产生约束力,起着类似于指示,决定或决议等指挥性公文作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报,向群众传达的文字依据。三是给予兄弟政府部门和基层单位的相互借鉴,资源共享有着专业对口的指导性权威发布。

    会议纪要的特点在于备考性。有些会议纪要并非为了贯彻执行,而是向上汇报或向下通报情况,同时也是作为资料存档,必要时可作查阅之用。

    按照会议性质划分,会议纪要大致分为办公会议纪要,专题会议纪要,务虚会议纪要,协调会议纪要,座谈会议纪要等等。

    通常办公会议纪要是记述机关或企事业单位等对重要的,综合性工作进行讨论,研究,决策等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般分为三种:一种是例行办公会议纪要,记述例会情况及其决策事项的会议纪要;一种是现场办公会议纪要,即为解决某个重大问题,而集结相关方面和相关单位在现场研究,决议或协商的办公会议纪要。一种是远程视像办公会议,布置近期的工作计划,主抓重点,攻坚目标,创新项目推介会相联动,以及推动党员干部政治思想建设的教育内容。

    专题会议纪要是记述研究某个专项问题的会议,或某个座谈会,研讨会精神与科研成果的一种会议纪要,其主要特点是主题的集中性,与观点意见的分呈性相结合,既要统筹归纳比较集中,达成的共识,又要将各种不同的观点和倾向性意见建议表达出来。

    会议纪要的写作方法,结构和要领。会议纪要的内容一般分为两大部分。

    开头第一部分通常应写明会议概况,包括会议进行的时间,地点,届次,组织者,出席列席人员名单,主持人,会议议程,进行情况以及对会议的总体评价。

    第二部分是会议纪要的核心部分,反映会议的主要精神,讨论意见和决议事项等等。根据会议性质,规模,议题的不同,可分为:集中概述法。把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识,议定的有关事项[包括解决问题的措施,办法和要求等],用概括叙述性的方法,进行整体的阐述和说明。此写法多用于不宜公开讨论情况的会议和小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作。因高度概括,篇幅相对短小精悍。

    分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议,一般采取分项叙述的办法,把会议的主要内容分成几个大问题,然后加上标号和小标题,分项拓展架构。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,详细说明问题,包括对目的,意义,现状的分析,以及目标任务,政策措施等方面的综合阐述。这种会议纪要通常用于需要基层单位全面领会,深入贯彻的会议精神。

    发言提要法。这种写法是将会上具有典型性,代表性的发言加以盘点整合,提纯主旨和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法比较如实地反映与会人员的意见,某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用此方法。

    会议纪要的写作要领:善于谋篇,巧设布局。针对不同内容,采用不同的结构形式,但无论采用什么结构,都必须体现出一种严密的逻辑关系,避免出现“跳跃文字”的思路,也不能平铺直叙,防止简单地按照会议的流程顺序来写纪要。

    明确宗旨,突出中心。一次会议,涉及问题很多,在写会议纪要时,必须明确核心思想,即会议所集中解决的几个主要问题,形成会议纪要的中心。对反映会议中心议题的正确意见,可采用“会议听取了”,“会议研究了”,“会议认为”,“会议决定”等提法,集中概括,平实简明地加以表述,对有分歧的意见,除学术性的研讨会议纪要外,一般是不可写入会议纪要的。

    原汁原味,精准概述。要原原本本地做好会议记录,如实反映会议的实际情况和主要内容,准确概括会议的议定事项和精神实质,尊重会议的最终结果和最后共识。不能添加作者任何感情色彩和主观意见。避免“跑冒滴漏”,防止以偏概全,如确有必要增减或更改内容,应当经过主要领导和与会多数同志的同意。

    要集中反映多数同志的意见。会议对议论的议题有时意见一致,有时意见不尽一致,作者要认真研究各种意见,并根据会议确定的宗旨进行综合归纳。凡多数人一致的意见,应真实反映,少数人的意见,一般不应写入纪要。如果要写的话,应当同时表述会议的主办机关的倾向性意见。

    要集中反映突出会议议题的意见。会议讨论时,很多与会者的发言大量内容也许与会议中心议题关系不大,提倡会议纪要的原汁原味,但决不能游离会议主旨,盲目地被发言内容牵着走。必须紧紧围绕会议的核心思想和要集中解决的问题,有重点地对发言内容加以整合,充分揭示会议主题思想。

   要集中反映真实情况。会议讨论问题时,与会者的发言有时可能要顾及方方面面,有时出于不得已的要表达对别人的一些不同意见和尊重,有时在谈及自己的主张时措辞委婉,这就要求会议记录者和会议纪要的整理者,要清楚地了解发言者的真实观点和意图,去粗取精,防伪求真,准确反映多数人的真实情况。

 

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