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写作入门会计凭证中的数字书写规范

会计凭证中的数字书写规范
时间:2013-11-18 9:58:10 栏目: 写作入门 作者: 公文写作网 评论: 0 点击:

        依据财政部制定的会计基础工作规范的要求,填制会计凭证,字迹必须清晰、工整,并符合下列要求:

  (1)阿拉伯数字应一个一个地写,阿拉伯金额数字前应当书写货币币种符号(如人民币符号“¥”)或者货币名称简写和货种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡在阿拉伯金额数字前面写有币种符号的,数字后面不再写货币单位(如人民币“元”)。

  (2)所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位,下同)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律在元位小数点后填写到角分,无角分的,角、分位可写“00”或符号“--”,有角无分的,分位应写“0”,不得用符号“--”代替。

  (3)汉字大写金额数字,一律用正楷或行书书写,如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整(正)等易于辩认、不易涂改的字样,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、另、毛等简化字代替,不得任意自造简化字。

  (4)大写金额数字到元或角为止的,在“元”或“角”之后应写“整”或“正”字;大写金额数字有分的,分字后面不写“整”字。

  (5)大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称(如“人民币”三字),货币名称与金额数字之间不得留有空白。

 (6)阿拉伯金额数字中间有“0”时,大写金额要写“零”字,如人民币101.50元,汉字大写金额应写成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字,如¥1004.56,汉字大写金额应写成壹仟零肆元伍角陆分。阿拉伯金额数字元位为“0”,或数字中间连续有几个“0”,元位也是“0”,但角位不是“0”时,汉字大写金额可只写一个“零”字,也可不写“零”字。

 

    第一节  数字书写规范

     一、基本要求

    会计工作离不开书写。数字的书写是财会工作者的一项基本功,对会计人员来说尤为重要。财会工作常用的数字有两种:一种是阿拉伯数字;一种是中文大写数字。通常,将用阿拉伯数字表示的金额数字简称为“小写金额”;用中文大写数字表示的金额数字简称为“大写金额”。阿拉伯数字与中文大写数字有不同的规范化要求,会计数字的书写应规范化。对财会书写的要求是正确、规范、清晰、整洁、美观。

    1.正确

    正确,是指对所发生的经济业务的记录,一定要正确反映其内容,反映其全过程及结果,反映其全貌,所用文字与数字一定要书写正确。

    2.规范

    规范,是指对有关经济活动的记录书写一定要符合财会法规和会计制度的各项规定,符合对财会人员的要求。无论是记账、核算、分析、编制报表,都要书写规范、数字准确、文字适当、分析有理,要严格按书写格式书写。文字要以国务院公布的简化汉字为标准,不要滥造简化字,不要滥用繁体字。数码字要按规范要求书写。

    3.清晰

    清晰,是指账目条理清晰,书写时字迹清楚,举笔坚定,无模糊不清的现象。

    4.整洁

    整洁,是指账面清洁,横排、竖排整齐分明,不杂乱。书写工整、不潦草,无大小不均、参差不齐及涂改现象。

    5.美观

    美观,是指结构安排合理,字迹流畅,字体大方,显示个人功底。

    二、阿拉伯数字的书写规范

    阿拉伯数字也称“公用数字”。原为印度人创造,8世纪传入阿拉伯,后又从阿拉伯传入欧洲,始称为“阿拉伯数字”。由于它字数少,笔画简单,人们普遍乐于使用,因此很快传遍世界各地。阿拉伯数字,是世界各国的通用数字。

   (一)标准写法示范

    阿拉伯数字的写法,过去只有印刷体是统一字型的,手写体是根据人们的习惯和爱好去写,没有统一的标准字体。 

   (二)书写要求

    会计工作离不开阿拉伯数字,数码要写标准字体,在有金额分位格的账表凭证上,阿拉伯数字的书写,结合记账规则的需要,有特定的书写要求。

    1.书写数字应由高位到低位,从左到右,一个一个地认真书写,各自独立,不可潦草,不可模棱两可,不得连笔写,以免分辨不清。

    2.账表凭证上书写的阿拉伯数字应使用斜体,斜度大约60度左右。

    3.数字高度约占账表凭证金额分位格的二分之一,这样既美观又便于改错。

    4.除“7”和“9”上低下半格的四分之一、下伸次行上半格的四分之一处外,其他数字都要靠在低线上书写,不要悬空。

    5."0"要写成椭圆形,细看应接近轴对称与中心对称的几何图形,下笔要由右上角按逆时针方向划出,既不要写得太小,也不要开口,不留尾巴,不得写成D型,也不要写成C型。

    6.“1”的下端应紧靠分位格的左下角。

    7.“4”的顶部不封口,写第1笔画时应上抵中线,下至下半格的四分之一处,并注意中竖是最关键的一笔,斜度应为60度,否则“4”就写成正体了。

    8.“6”的上半部分应斜伸出上半格的四分之一的高度。

    9.写“8”时,上边要稍小,下边稍大,注意起笔应写成斜“S”型,终笔与起笔交接处应成菱角,以防止将3改为8。

    10.从最高位起,后面各分位格数字必须写完整,如壹万伍仟捌佰元整,见下表。

1

5

8

0

0

0

0

    总之,数码的宽窄与长短比例要匀称,字型要完全一致,不许多笔或少笔,同样的数字要笔顺一致,字体一致,宽窄一致,圆韵一致,圆直相接要吻接,自然、柔软、平滑。力求美观大方,眉目清新。

还要以下笔刚直为特点二,圆为椭圆,角有角尖。1、4、7下笔全神贯注,不留不滞,飞流直泻,钢筋铁骨,给人以松柏挺拔之感,5、6、8、9的直笔也应具此势。6与9旋转180    后来看是9与6,不应有任何痕迹。2与3上部类同,3与5下部相似。8有两种笔顺,都起笔于右上角,结束于右上角,这都是符合阿拉伯数字书写习惯的,但第一笔写直笔容易写出字的气势来。

 

    第二节  文字书写规范

    一、中文大写数字书写的有关规定

   (一)用正楷字体或行书字体书写

中文大写金额数字,主要用于发票、支票、汇票、存单等重要凭证的书写,为了易于辨认、防止涂改,应一律用正楷或者行书体书写。如壹(壹)、贰(贰)、叁(叁)、肆(肆)、伍(伍)、陆(陆)、柒(柒)、捌(捌)、玖(玖)、拾(拾)、佰(佰)、仟(仟)、万(万)、亿(亿)、圆(元)、角(角)、分(分)、整(整)、零(零)等字样。不得用中文小写一、二、三、四、五、六、七、八、九、十或廿、两、毛、另(或0)、园等字样代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的,在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的,分字后面不写“整”或者“正”字。

   (二)“人民币”与数字之间不得留有空位

    有固定格式的重要凭证,大写金额栏一般都印有“人民币”字样,书写时,金额数字应紧接在“人民币”后面,在“人民币”与大写金额数字之间不得空位。大写金额栏没有印有“人民币”字样的,应在大写金额数字前填写“人民币”三字。

   (三)有关“零”的写法

    一般在填写重要凭证时,为了加强金额数字的准确性和可靠性,需要同时书写小写金额和大写金额,且两者必须相符。当小写金额数字中有“0”时,大写金额应怎样书写,要看“0”所在的位置。

    1.金额数字尾部的“0”,不管有一个还是有连续几个,大写金额到非零数位后,用一个“整(正)”字结束,都不需用“零”来表示。如“ 4.80”,大写金额数字应写成“人民币肆元捌角整”;又如“ 200 . 00”时,应写成“人民币贰佰元整”。

   2.对于小写金额数字中间有“0”的,大写金额数字应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例说明如下:

  (1)小写金额数字中间只有一个“0”的,大写金额数字要写成“零”字。如"  306.79",大写金额应写成“人民币叁佰零陆元柒角玖分”。

  (2)小写金额数字中间连续有几个“0”的,大写金额数字可以只写一个“零”字。如“9 008. 36”,大写金额应写成“人民币玖仟零捌元叁角陆分”。

  (3)小写金额数字元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”,元位也是“0”,但角位不是“0”时,大写金额数字中间可以只写一个“零”,也可以不写“零”。如“ 3 480.40”,大写金额应写成“人民币叁仟肆佰捌拾元零肆角整”,或者写成“人民币叁仟肆佰捌拾元肆角整”;又如“ 920 000.16",大写金额应写成“人民币玖拾贰万元零壹角陆分”,或者写成“人民币玖拾贰万元壹角陆分”。

  (4)小写金额数字角位是“0”而分位不是“0”时,大写金额“元”字后必须写“零”字。如“ 637.09”,大写金额应写成“人民币陆佰叁拾柒元零玖分”。

   (四)数字前必须有数量字

    大写金额“拾”、“佰”、“仟”、“万”等数字前必须冠有数量字“壹”、“贰”、“叁”……“玖”等,不可省略。特别是壹拾几的“壹”字,由于人们习惯把“壹拾几”、“壹拾几万”说成“拾几”、“拾几万”,所以在书写大写金额数字时很容易将“壹”字漏掉。“拾”字仅代表数位,而不代表数量,前面不加“壹”字既不符合书写要求,又容易被改成“贰拾几”、“叁拾几”等。如“120 000.00”大写金额应写成“人民币壹拾贰万元整”,而不能写成“人民币拾贰万元整”,如果书写不规范,“人民币”与金额数字之间留有空位,就很容易被改成“人民币叁(肆、伍……)拾万元整”等。

   (五)票据的出票日期必须使用中文大写

    为防止变造票据的出票日期,在填写月、日时,月为壹至壹拾的,日为壹至玖和壹拾、贰拾、叁拾的,应在其前加“零”,日为拾壹至拾玖的,应在其前面加壹。如:3月15日应写成零叁月壹拾伍日,票据出票日期使用小写填写的,银行不予受理。

票据和结算凭证上金额、出票或者签发日期、收款人名称不得更改,更改的票据一律无效。票据和结算凭证金额以中文大写和阿拉伯数码同时记载的,二者必须一致,否则票据无效,银行不予受理。

票据和结算凭证上一旦写错或漏写了数字,必须重新填写单据,不能在原凭单上改写数字,以保证所提供数字真实、准确、及时、完整。

    二、会计科目及摘要书写要求

    会计科目是对会计核算对象的具体内容进行科学分类的项目,设置会计科目是会计核算的专门方法之一。按照会计科目提供信息的详细程度分类,它分为“总分类科目”和“明细分类科目”。在会计工作中,当经济业务发生时,要按照会计科目填制“记账凭证”和开设并登记账簿。不论是填制记账凭证和登记账簿,都应对该项经济业务的事由说明清楚,即“摘要”。在使用会计科目和填写摘要时,要遵循以下原则和要求:

    1.填制记账凭证和登记账簿时,必须用碳素笔或钢笔认真书写,不得使用圆珠笔、铅笔和纯蓝色墨水;一般使用楷书或行书书写,不得使用草书书写;文字书写的宽窄与长短比例要匀称,字型要完全一致,不能满格书写;文字上方要向右倾斜,文字的中心线与水平线的交角以60为宜;文字的长度占所记录表格的二分之一为宜,以备留有改错的空间。同时也是为了保持账面美观。

    2.“会计科目”应按“会计制度”规定的名称、内容和要求填写,要用全称;凡有明细分类科目者,必须填齐;不能只用科目代号;科目之间的对应关系必须清楚。

    3.会计凭证中有关经济业务内容的“摘要”必须真实。在填写“摘要”时,既要简明,又要全面、清楚,应以说明问题为主。一般来说:写物要有品名、数量、单价;写事要有过程;银行结算凭证要注明支票号码、去向;送存款项,要注明现金、支票、汇票等。遇有冲转业务,不能只写冲转,应写明冲转某年、某月、某日、某项业务和凭证号码,也不能只写对方账户。要求“摘要”能够正确、完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉,切忌含糊不清。

    4.账簿上的“摘要栏”,应依据记账凭证上的“摘要”填写,其简明程度,以能从账簿上看出经济业务的基本内容为限。不能过于详细以至栏内书写不开,有失账面整洁,也不能过于简单看不出经济业务的基本情况,遇有查询还得查阅会计凭证,更不能画点或空白不填。

    5.记账凭证和账簿上所填写的文字也和数字一样,不准随意涂改、刀刮、纸贴、药水洗、橡皮擦。填写错误需要更正时,应将错误的文字用红色墨水单线注销,另填正确的文字,并加盖经手人的印章。

    三、更正书写错误的方法

    在填写单据、登记账簿时,必须用碳素笔和钢笔认真书写,不得使用圆珠笔或铅笔。在书写时,要专心细致,防止发生书写的错误。如果不慎发生书写错误,应按正确的方法进行更正,不得随意涂改、刮擦、挖补,更不能用药水消字。

对于会计凭证、账簿记录中所发生的错误应视不同情况按照规定的方法加以更正。

   (一)在记账凭证中出现书写错误

    如果是尚未记账,应当重新填制;如果已经记账,但尚未进行年度结账时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,不能撕掉重填。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编制一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字;如果已经进行了年度结账,即以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

   (二)在结账前发现账簿记录有文字或数字错误,而记账凭证没有错误

    可以采用划线更正方法。更正时,先在错误的文字或数字上划一条红线,将其全部注销,然后,在错误文字或数字上方的空白处,用蓝色或黑色墨水笔填写上正确数字,予以更正。并由经手人在更正处盖章,以明确责任。需要注意的是,在划红线注销时,要把错误数字全部划去,不可只划去其中一部分,划销的部分要保持原有数字清晰可辨,以便审查和明确责任。

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